Política de privacidad y de tratamiento de datos personales
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos de personas y que sean objeto de tratamiento por www.decastillosporcartagena.com a través de todos sus canales de comunicación y ventas incluyendo dando cumplimiento a lo establecido por la ley 1581 de 2012 y el decreto número 1377 de 2013.
- NORMATIVIDAD VIGENTE
Esta Política de Tratamiento de la Información, se rige bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen.
- OBJETIVO
Dar a conocer a los titulares de la base de datos personales del sitio www.decastillosporcartagena.com la política de tratamiento de datos personales, en concordancia con las disposiciones legales vigentes.
- ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de www.decastillosporcartagena.com como responsable del tratamiento de Datos Personales, (en adelante, “de castillosporcartagena.com”).
- IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE
JUAN CARLOS CALVO OSPINA con, CC No. 79.156.014 con domicilio principal en la CLL 85A No. 22–40 P-2 de la ciudad de Bogotá D.C., correo electrónico: info@decastillosporcartagena.com.
- PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La protección de datos de carácter personal para “decastillosporcartagena.com” se encuentra regida bajo los siguientes principios, y con base ellos se desarrollan los procesos, reglas, políticas y procedimientos internos para el tratamiento de datos personales (recolección, manejo, uso, almacenamiento e intercambio, de datos personales).
5.1. Principio de acceso y circulación restringida.
De acuerdo con las disposiciones legales, los datos personales que se recolectan o traten por ““decastillosporcartagena.com” son considerados como de carácter semiprivado y estarán destinados a ser usados sólo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal. El acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular, sus representantes o las previstas en la Ley.
Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados.
5.2. Principio de confidencialidad
Atendiendo la anterior definición, “decastillosporcartagena.com” garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.
5.3. Principio de finalidad
Ésta será legítima, informada y material. La finalidad corresponde a las funciones bajo las cuales “decastillosporcartagena.com” tratará los datos de carácter personal que sean recolectados.
El Tratamiento de datos personales que “decastillosporcartagena.com”. realiza, obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
5.4. Principio de legalidad
“decastillosporcartagena.com” tratará los datos recolectados con fines legítimos tales como el soporte para el registro de operaciones comerciales, laborales y contables y aquellos sujetos a la Ley 1581 de 2012 de la República de Colombia.
El Tratamiento de Datos Personales será una actividad reglada y regida por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen de la República de Colombia.
5.5. Principio de libertad
“decastillosporcartagena.com”. garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de autorización por parte de los titulares para que suministren datos de carácter personal.
“decastillosporcartagena.com” puede tratar y compartir los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos tengan la naturaleza de registros públicos o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación).
En los demás casos, “decastillosporcartagena.com”, deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.
5.6. Principio de seguridad
“decastillosporcartagena.com” como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5.7. Principio de transparencia
“decastillosporcartagena.com”, garantiza a las personas titulares de los datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne y que estén almacenados en las bases de datos bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
5.8. Principio de veracidad o calidad
“decastillosporcartagena.com”, garantiza que la información contenida en las bases de datos que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.
La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los formularios o documentos es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad “decastillosporcartagena.com” frente a su calidad.
- TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.
6.1. Datos Privados o Semiprivados
El dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
Para “decastillosporcartagena.com”, se integra a los conceptos de Datos Privados y Semiprivados y estos se caracterizan en la información suministrada por sus clientes y visitantes para dar flujo a las operaciones de sus sitios de exposición.
“decastillosporcartagena.com”, utilizará y tratará los datos catalogados como sensibles, cuando:
- El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
- Los datos suministrados por los titulares tendrán como finalidad atender las operaciones comerciales, contables, tributarias de las entidades.
En adición a lo anterior, “decastillosporcartagena.com” informará en el momento de la recolección de los datos que serán tratados como datos semiprivados y el deber de autorizar su tratamiento para la ejecución de las actividades comerciales.
6.2. Datos sensibles
“decastillosporcartagena.com” restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.
“decastillosporcartagena.com”, utilizará y tratará los datos catalogados como sensibles, cuando:
o El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
o El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
o El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
o El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato esté disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.
En adición a lo anterior, “decastillosporcartagena.com”, cumple con las siguientes obligaciones:
o Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
o Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
o No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).
Así mismo “decastillosporcartagena.com”, se acoge a la regla general según la cual el tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:
o Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
o Cuando por Ley no sea requerido el agotamiento de dicha autorización.
o Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
o Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
o El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
o El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.
6.3. Tratamiento de datos de menores
Para “decastillosporcartagena.com” los datos de los niños, niñas y adolescentes que se recolectan, estarán bajo el cumplimiento de la Ley y los datos solicitados por la empresa estarán autorizados de manera expresa por su representante o tutor, que es una persona con vinculación laboral, los datos recolectados tienen naturaleza de información pública y el área de Gestión Humana son los responsables de su recolección, tratamiento y asegurar el respeto a los derechos de los niños.
Es obligación de “decastillosporcartagena.com”, a través del encargado de recolectar los datos en preservar el respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes y de mantener reserva absoluta de la información suministrada por los tutores y/o representantes.
- FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS
7.1. Finalidad General
“decastillosporcartagena.com”, recogerá a través de sus diferentes canales transaccionales los datos personales de los titulares para ser usados en:
- a) Actividades de operación y registro;
- b) Atender o formalizar cualquier tipo de trámite, producto o servicio que usted solicite o requiera;
- c) Ofrecerle, informarle, invitarlo o preinscribirlo a eventos y/o servicios
- d) Realizar actividades comerciales;
Además de las finalidades generales, existen finalidades particulares, atendiendo a la relación que tienen las personas con “decastillosporcartagena.com”, como a continuación se describen:
7.2. Base de datos clientes y vistantes.
o Desarrollo de propuestas comerciales tanto de ventas de productos o servicios ofrecidos por “decastillosporcartagena.com”, a sus clientes.
o Realizar trámites de facturación, cobro y recaudo del valor de los servicios prestados por “decastillosporcartagena.com”, a sus clientes.
o Para fines administrativos, comerciales, de publicidad, legales, fiscales y regulatorias con el objetivo de contactar a los titulares de los mismos.
o Consulta y reporte ante las centrales de información y riesgo.
7.3. Base de datos proveedores de servicios y bienes.
o Realizar procesos de elección, vinculación y selección de proveedores para el abastecimiento de bienes y servicios requeridos para el desarrollo del objeto social de “decastillosporcartagena.com”.
o Realizar los registros de contabilización de las operaciones de compra de bienes y/o servicios.
o Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
o El soporte para el desarrollo de las Auditorias del proceso de “decastillosporcartagena.com”.
o Para la gestión del proceso de pago de las obligaciones a través de los servicios y canales financieros.
7.4. Base de datos Donantes y Benefactores
o Contactar a los titulares donantes para invitarlos a que asistan a los diferentes eventos que tienen como objeto promover y fomentar el arte y la cultura por “decastillosporcartagena.com”.
o Contactar y seleccionar posibles donantes en dinero o especie a “decastillosporcartagena.com”.
o Contacto para patrocinio de eventos que apoyan a uno o más proyectos de “decastillosporcartagena.com”.
o Efectuar registros contables de la donación y expedir los certificados correspondientes.
o Verificar que el donante no se encuentre asociado a operaciones de lavado de activos o financiamiento al terrorismo.
7.5. Base de datos red miembros y asociados de decastillosporcartagena.com.
o Gestionar las actividades relativas a la membresía del asociado que contribuyen al fortalecimiento de la misión cultural y promoción del Arte de “decastillosporcartagena.com”.
o Envío de comunicaciones digitales a través de página web, correo electrónico, aplicaciones, mensajes de texto, y demás canales digitales elegidos con la finalidad de allegar saludos en fechas especiales, encuestas de satisfacción, convocatorias a eventos, agenda de actividades de exhibiciones, acceso a eventos privados y programaciones especiales, y descuentos en artículos selectos de “decastillosporcartagena.com”.
7.6. Base de datos newsletter.
o Enviar mediante correo electrónico a clientes y visitantes interesados y todo aquel que se suscriba al newsletter de “decastillosporcartagena.com”.
o Realizar invitaciones a eventos, ofrecer nuevos productos y servicios de “decastillosporcartagena.com”.
7.7. Base de datos miembros de Directores y Benefactores
“decastillosporcartagena.com”. sólo usará los datos personales de sus Directores y Benefactores para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente como son la creación de la base de datos, citación a reuniones, invitación a eventos, envío/Recepción de mensajes con fines del desarrollo de las actividades propias de la venta y exposición de los productos y Obras de Arte por “decastillosporcartagena.com”.
7.8. Base de datos empleados
Conforme a la legislación laboral, “decastillosporcartagena.com”. protegerá los datos de los empleados de los empleados de manera que estos contribuyan en la gestión segura de la información de carácter personal. “decastillosporcartagena.com” únicamente solicitará, almacenarán y tratarán los datos personales obtenida para:
o Los fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, etc.) incluyendo la transferencia de información a los terceros relacionados en el proceso.
o En el caso de requerimientos judiciales y legales solicitados por los órganos de control.
o Para la contabilización relacionada con el proceso de liquidación pago de nómina en todos sus conceptos.
o Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral.
o Soporte para el desarrollo de las Auditorías del proceso de nómina y de gestión humana.
o Análisis estadísticos para los análisis de comportamiento de la nómina y de gestión social.
o Establecer los programas de capacitación y formación.
o Transmitir los datos personales y necesarios con las entidades bancarias, con el propósito del pago de sus prestaciones.
o Contactar a los familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia.
o Participar en cualquier otro programa de bienestar, recreación y capacitación.
o Con respecto a los datos de los hijos menores de edad, serán suministrados para la realización de actividades de recreación, capacitación y demás programas desarrollados en pro del bienestar familiar.
- DERECHOS DE LOS TITULARES
Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:
o Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
o Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
o Solicitar prueba de la autorización otorgada.
o Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
o Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
o Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
- ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
Para consulta, quejas, reclamos y denuncias sobre el tratamiento de datos personales se debe realizar mediante un escrito dirigido a la dirección de correo info@decastillosporcartagena.com adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.
- 1 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de “decastillosporcartagena.com”, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante “decastillosporcartagena.com”, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos con anterioridad, y éste deberá contener la siguiente información:
o Identificación del Titular del dato.
o Descripción precisa de los hechos que dan lugar al reclamo.
o Datos de notificación, dirección física y/o electrónica.
o Los demás documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El reclamo será atendido en quince (15) días hábiles como máximo, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro del término establecido, “decastillosporcartagena.com”, informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual no podrá superar a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.
- VIGENCIA
El presente Manual rige a partir del 1º. de diciembre de 2022.
Nuestros períodos de retención de datos personales se basan en nuestras necesidades comerciales y requisitos legales. Retenemos los datos personales durante el tiempo que sea necesario para los fines de procesamiento para los que se recopiló la información y cualquier otro propósito relacionado permitido.
Las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entienden vigentes y válidas por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio o relación profesional o laboral y durante el ejercicio del objeto social de ““decastillosporcartagena.com”.
Actualizaciones de la política:
“decastillosporcartagena.com” podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos.
Si no está de acuerdo con dichos cambios después de dicho aviso, debe interrumpir el uso de los Servicios antes de que entre en vigencia la política de privacidad modificada. Si continúa utilizando los Servicios después de que la política de privacidad modificada entre en vigencia, estará sujeto a la política de privacidad modificada.
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